კომპანიის ზრდა-განვითარებასთან ერთად, საბუღალტრო პროცესებიც რთულდება და უფრო მეტ დროს მოითხოვს. არაეფექტურად შესრულებული საბუღალტრო ოპერაციები შეცდომებს, ხელიდან გაშვებულ შესაძლებლობებს და ფინანსურ რისკებს ნიშნავს. ერთი სიტყვით, კომპანიის წარმატებისთვის, გადაწყვეტილებების სიზუსტისა და ეფექტურობისთვის, გამართულად მომუშავე ბუღალტერიის სისტემა არის საჭირო.
დღევანდელ სტატიაში მიმოვიხილავთ გზებს საბუღალტრო ოპერაციების ოპტიმიზაციისა და კომპანიის ზოგადი ფინანსური მდგომარეობის გასაუმჯობესებლად.
რატომ არის საბუღალტრო პროცესების ოპტიმიზაცია მნიშვნელოვანი?
სტატიის ამ ნაწილში, ვეცდებით, გამოვკვეთოთ საბუღალტრო პროცესების მნიშვნელობა კომპანიის შიგნით და, შესაბამისად, ვუპასუხოთ კითხვას, თუ რატომაა მათი გაუმჯობესება ბიზნესის წარმატებისთვის გადამაწყვეტი.
ეფექტური საბუღალტრო ოპერაციები რამდენიმე მიზეზის გამო არის სასარგებლო ორგანიზაციისთვის:
ფინანსური სიზუსტე: საბუღალტრო ოპერაციების გაუმჯობესებით მინიმუმამდე დაგყავს შეცდომებისა და შეუსაბამობების რისკი ფინანსურ რეპორტებში.
დროისა და რესურსების დაზოგვა: ეფექტური საბუღალტრო პროცესები ნიშნავს ყოველდღიურად ნაკლებად დახარჯულ დროსა და ენერგიას, რადგან მონაცემებზე, ანგარიშებსა და რეპორტებზე ხელით მუშაობას ავტომატური ტრანზაქციები ჩაანაცვლებს.
გადაწყვეტილების მიღების სიმარტივე: თუ ყოველთვის მიგიწვდება ხელი შენი კომპანიის ზუსტ და უახლეს ფინანსურ მონაცემებზე, მაშინ ბიზნეს-გადაწყვეტილებებს უფრო თავდაჯერებული მიიღებ.
შესაბამისობა: გამართული საბუღალტრო სისტემა შენს კომპანიას რეგულატორული ნორმების დაცვაში დაეხმარება, რაც თავიდან აგარიდებს ჯარიმებსა და იურიდიულ პრობლემებს.
მეორე მხრივ, თუ საბუღალტრო პროცესების გაუმჯობესებაზე უარს იტყვი, ეს შენს ბიზნესზე რამდენიმე მიმართულებით აისახება უარყოფითად:
არაზუსტი ფინანსური რეპორტები: ფინანსურ რეპორტში გამორჩენილი თუნდაც წვრილმანი შეცდომა შეიძლება წამგებიანი გადაწყვეტილებისა და მნიშვნელოვანი ფინანსური დანაკარგების მიზეზი გახდეს.
ხელიდან გაშვებული შესაძლებლობები: თუ არ ფლობ ზუსტ ფინანსურ მონაცემებს და შენი კომპანიის დანახვა არ შეგიძლია დიდ სურათში, დიდია შანსი, რომ გამოგრჩეს დანახარჯების დაზოგვისა და შემოსავლის გაზრდის შესაძლებლობები.
იურიდიული პრობლემები: გადასახადებთან, ბუღალტერიასთან და ფინანსურ რეგულაციებთან შეუსაბამობა ჯარიმებსა და სამართლებრივ დავებში შეიძლება გადაიზარდოს.
არაეფექტური პროცესები: უყურადღებოდ დარჩენილი საბუღალტრო პროცესები შეფერხებების, შეცდომებისა და კომპანიაში თუ კომპანიის გარეთ მყოფთა უკმაყოფილების მიზეზი შეიძლება გახდეს.
როგორც ხედავ, საბუღალტრო პროცესების დახვეწით შეძლებ რისკების თავიდან აცილებას და შენი ბიზნესის სასარგებლოდ გამოიყენებ ეფექტურ საბუღალტრო სისტემას.
როგორ გავაუმჯობესოთ საბუღალტრო პროცესები?
ახლა, როცა უკეთ გესმის გამართული საბუღალტრო სისტემის მნიშვნელობა შენი კომპანიისთვის, ვნახოთ, როგორ შეგიძლია კონკრეტული პროცესების ოპტიმიზაცია.
განმეორებადი დავალებების ავტომატიზაცია
საბუღალტრო პროცესების ოპტიმიზაციისთვის ერთ-ერთი საუკეთესო გზა დავალებების ავტომატიზაციაა. კონკრეტული დავალებები ყველა კომპანიაში სრულდება და განმეორებითი ხასიათი აქვს: მონაცემების შეყვანა, ანგარიშების შეთანხმება და ინვოისების დამუშავება. როდესაც ამ პროცესებს თანამშრომლები ხელით ახორციელებენ ყოველდღიურად, დროისა და ადამიანური რესურსების არაეფექტურ მოხმარებასთან გვაქვს საქმე, რაც, საბოლოოდ, კომპანიაზე უარყოფითად მოქმედებს. საბუღალტრო პროგრამის გამოყენებით დავალებების უდიდესი ნაწილის ავტომატიზაციაა შესაძლებელი. პროგრამის გამოყენების შედეგად შეამცირებ შეცდომების რისკს, დაზოგავ რესურსებს და, რაც მთავარია, შენს თანამშრომლებს გამოუთავისუფლებ დროს სტრატეგიულად უფრო ღირებულ დავალებებზე სამუშაოდ.
ქვევით ნახავ ისეთი დავალებების სიას, რომელტა ავტომატიზაციაც საბუღალტრო პროგრამის საშუალებით შეგიძლია:
საბანკო ოპერაციები: ბანკის ამონაწერის საბუღალტრო პროგრამაზე მიბმით, ავტომატურად განახორციელებ ტრანზაქციებს და აღარ დახარჯავ დროს მონაცემებზე ხელით მუშაობაში.
ინვოისები და გადახდები: ინვოისისთვის შექმნილი ფუნქციონალის საშუალებით შეძლებ დოკუმენტის შექმნას და გაგზავნას, ინვოისების აღრიცხვას და სხვ.
ბიუჯეტის მართვა: ბიუჯეტისა და მომავლის პროგნოზისთვის შექმნილი მექანიზმით შეგიძლია შექმნა ან შეცვალო ფინანსური პროექტები, შესაბამისად, გადახედო სამომავლო გეგმებს.
საბუღალტრო პროგრამის ინტეგრაცია სხვა პროგრამებთან
მომდევნო მეთოდი, რითიც შენი კომპანიის საბუღალტრო პროცესების ოპტიმიზაციას შეძლებ, საბუღალტრო პროგრამის სხვა პროგრამებთან დაკავშირებაა. მაგალითად, შეიძლება უკვე იყენებ ისეთ პლატფორმებს, როგორიცაა CRM, ინვენტარის მართვის, პროექტ-მენეჯმენტის პროგრამები და სხვ. პროგრამების ერთმანეთთან ინტეგრაციით ბიზნესში ერთგვარ ქსელს შექმნი, სადაც რამდენიმე მიმართულება შეთანხმებულად, ერთმანეთის დახმარებით მუშაობს.
მაგალითად, თუ საბუღალტრო პროგრამას CRM-ს დაუკავშირებ, ამ უკანასკნელიდან ავტომატურად წამოიღებ ინფორმაციას გაყიდვების შესახებ საბუღალტრო პროგრამაში, სადაც ინვოისებს შექმნი, გადასახადებს გააკონტროლებ და კლიენტის ქცევას შეისწავლი.
მსგავსად, თუ საბუღალტრო პროგრამას ინვენტარის მართვას დაუკავშირებ, ავტომატურად შეძლებ მარაგის მოცულობის, ხარჯებისა და გაყიდვების შესახებ ინფორმაციის განახლებას.
ფინანსური ანგარიშგების გაუმჯობესება
ფინანსურ ანგარიშგება, იგივე რეპორტინგი, არის პროცესი, როცა კომპანიის შესაბამისი მიმართულება ფინანსურ მონაცემებს მოპოვებს, აანალიზებს და წარუდგენს დაინტერესებულ მხარეებს - ინვესტორებს, მსესხებლებს, ინსპექტორებსა და მენეჯერებს. ფინანსური რეპორტინგის გაუმჯობესება თავისთავად ნიშნავს გამჭვირვალობისა და სანდოობის გაზრდას, ისევე, როგორც გადაწყვეტილების მიღების პროცესის გამარტივებას.
ვნახოთ, როგორ შეგიძლია ფინანსური რეპორტინგის ხარისხის გაუმჯობესება:
- გამოიყენე ბუღალტერიის სტანდარტული პრინციპები და ინსტრუქციები, მაგალითად GAAP (Generally Accepted Accounting Principles).
- შემოსავლის, ბალანსის, ფულის ბრუნვის შესახებ ანგარიშგებისას დარწმუნდი, რომ შენი ფინანსური ანგარიში მკაფიო და ლაკონიურია.
- გააანალიზე და სიღრმისეულად განმარტე კომპანიის ფინანსური მონაცემები.
- გაუზიარე მიღებული შედეგები დაინტერესებულ მხარეებს.
ბუღალტერიის დეპარტამენტის გადამზადება
ბუღალტრების გადამზადება მათ უნარებს, ცოდნასა და მოტივაციას გაზრდის, რაც, საბოლოოდ, კომპანიის წარმატებისთვის მნიშვნელოვან როლს ითამაშებს. დასაქმებულების პროფესიულ განვითარებაზე ზრუნვით, მათ კეთილგანწყობასაც მოიპოვებ და შეამცირებ თანამშრომელთა გადინების პოტენციურ რისკს.
ბუღალტერიის დეპარტამენტის გადამზადებისთვის:
- განსაზღვრე თითოეული პოზიციისთვის აუცილებელი უნარები და კომპეტენციები, რისთვისაც პოზიციის აღწერა, თანამშრომლის შეფასება და კომპეტენციის მოდელები დაგეხმარება.
- დარწმუნდი, რომ ტრენინგის მსვლელობისას გამოიყენებ თანამედროვე, პრაქტიკულ და აქტიურ მეთოდებს, მაგალითად, ვორქშოფებს, სემინარებსა და სამუშაო სივრცეში სწავლებას.
- ეცადე მუდმივად შესთავაზო თანამშრომელს კარიერის განვითარების გზები და შესაძლებლობები, მაგალითად, უზრუნველყო მისი დაწინაურება, პოზიციიდან პოზიციაზე როტაცია, სერთიფიკატები და სხვ.
- ყოველთვის დააფასე თანამშრომლების მიღწევები და გამოხატე მადლიერება მათი ჩართულობისთვის, წახალისების მიზნით კი შეგიძლია ბონუსებსა და დაწინაურებას მიმართო.
შეჯამება
როგორც ვნახეთ, საბუღალტრო პროცესების ოპტიმიზაციით შენს კომპანიას სხვადასხვა მიმართულებით განავითარებ: სამუშაო პროცესს გახდი უფრო ეფექტურს, ხოლო ფინანსურ გადაწყვეტილებებს - უფრო ზუსტს; დარწმუნდები, რომ ბიზნესის საქმიანობა შესაბამისობაში მოდის რეგულაციებთან და თავიდან აირიდებ სამართლებრივ პრობლემებს; საბუღალტრო პროგრამების დანერგვით და თანამშრომელთა გადამზადებით კი გრძელვადიან პერსპექტივაში სტაბილურად ზრდად შემოსავალს უზრუნველყოფ.
